极简生活|我是如何整理个人文件的_软件应用_什么值得买
当代文艺生活
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极简生活|我是如何整理个人文件的
2020-01-11 10:20:27 13点赞 87收藏 8评论
作为一个整理癖，日常生活中，帮家人朋友整理房间已经是我当仁不让的平常事。如果在工作中有协同工作，那么我是一定要得到电子文件的"整理权"的人。为的是全面了解项目，同时工作时思路清晰，效率也能提高不少。
同样地，若能将工作中培养的良好的办公习惯，应用到个人事务中，将相关纸质/电子文件整理后，也会对个人生活更有掌控力。所以，也许很多朋友在生活中，没有特别重视过个人文件的整理，也会导致文件囤积越来越多，甚至丢失重要文本文件。本文就将重点介绍我是如何整理我的个人文件的。
首先，我会将手头的文件简单直接地 分为三个类型（文件夹）：
长存文件：如身份证、护照、户口、学位证等等证件及文件，重要性无需强调。需要指出的是，这一部分文件，我是一定会电子化的，存在云盘里，随时可以访问。
当下在办的事情：如装修、或正在办某国的旅游签证。当某件事完结后，总会有一些纸张没用了，就可以抹去信息，妥善地销毁。剩下的一部分重要的合同、发票或保修卡，在以后遇到维修或维权的意外情况才会用到，就需要保留起来，就过渡到下一类型：存档文件。
archive：基本上，这个文件夹是上一个文件夹的存档处。办完一件事，就没用了的。
以上，总共三类文件，但这样一分类，整理和存放思路会清晰很多。至于如何存放这些实体纸质文件，我推荐相册簿一样的文件夹，每份文件放在独立的透明袋子里，方便随时查看、拿取。
其中，相比第一类容量稍大的永久文件簿，第二类"当下在办的事情"也许会同时有多件，这时建议就用多个、却薄一点的相册簿（20页以内足够），每件事也会比较清晰。第三类存档文件的文件夹就随意一些，我自己用的是很早之前买的风琴夹，因为不想浪费，也不常用存档文件，目前没觉得有什么不便，所以就一直用着，还没换成相册簿。
推荐这种相册型的文件簿来保存文件，厚薄不同的本子分别用于永久和临时文件的存放。签字笔也直接夹好，不需要费劲收纳笔，也无需用的时候再找了。
纸质文件的存放梳理清楚以后，第二步是 将纸质文件电子化 ，尤其如上文提到的，重要的证件和文件，都最好用扫描仪清晰地扫描存档。如果有同学出国读书或旅游，就一定会强烈认同，保留证件电子版和影印版的这个习惯有多重要。
至于要不要电子化其他临时或存档文件，我是倾向于所有文件电子化的。现在无纸化办公越来越流行，很多事务网上办理会比现场提交材料更方便，更有一些只限网上办理的。养成文件电子化的习惯也许是迟早的事呢。
这时家里有一台扫描打印一体的机器会方便很多。如果没有的话（比如目前我刚到新城市就也没有），对于不那么关键的收据、发票，手机拍照留底也足够了。针对较重要的文件（例如租房合同这一类），可以探索一下手机上的拍照扫描app。
不过，文件电子化后，也要确保自己将来需要的时候，能找得到这些文件！所以，我的第三步，也就是 电子文件的排序及命名 ，就显得很重要了。
我会先分大类（也许是按照大事件或工作/生活的类型），建立文件夹。这里还要整齐排序这些文件，命名可以使用数字，也可以使用年+月（如201708-201901）的跨度。
在每个层级的文件夹里，无论是单独的文件、或是文件夹，依旧要用统一的数字或时间来排序，我自己是一定要用时间来命名的，日后需要查找事情的话就很方便。
一个电子文件命名的例子：我的日常照片记录的存档。
到电子文件的命名排序这里，同学们可以认为我个人有点强迫症了。一般来说，如果可以按顺序做到前两步的"分类"和"电子化"，相信你的个人文件就会清晰条理不少。不过，也许在年龄增长，个人和家庭事务变多后，你们也许会用起来我的这个 "分类—电子化—命名排序" 的三步整理文件的方法。 <flyingboots>